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領収書の保存方法には決まりがあるのか?スキャナーで保存しても良いのか?

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領収書の電子化について

領収書は、原則として、原本を7年間保管しておくことが義務付けられていますよね。(個人事業主の場合は、白色申告を行う場合のみ5年間です。個人事業主も青色申告を行う場合は7年間です。)しかし、とにかく領収書って増えるものですよね。細かい領収書までをも紙のままで保存しておくとなると膨大な量になってしまう方もいらっしゃるでしょうし、手間もかかるし費用だってかかってしまいます。領収書の量が多ければ多いほど、その保管場所にも困ってしまうでしょうし、書類の整理が面倒だという方も多いのではないでしょうか。領収書を紙のままで保管しておくということはとても面倒でイヤだな…そんな方のために、領収書をスキャナーなどで電子化して保存できるようになったということをご存じでしょうか。2005年の4月から、記載金額が3万円未満である領収書等はスキャナーなどを使って電子化して保管も良いですよとなったのです。しかし、領収書を電子化して保管するためには、税務署での承認が必要です。さらに、領収書を電子化して保管するための承認を受けるためには、満たさなければならない要件が多いので、とにかく複雑で面倒なんです。でも、それさえ済ませてしまえば後は簡単に楽に領収書を保管しておくことができるようになります。

領収書の電子化を認めた法律を「e-文書法」と言います

正式名称は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」です。紙」での保管が義務付けられていた領収書等の書類をスキャナーなどを使って電子化して保管しても良いですよ、という法律です。領収書をスキャナーなどで読み取るとデータ保存することができるようになるのですが、電子化されたデータがあれば紙の領収書を破棄してしまっても電子データとして認めてもらうことができるんです。

e-文書法適用の要件とは?

問題は、どのような要件があるのか?ということですよね。この要件を満たすことができなければ、領収書を電子化して保管しておくことが認められないのです。要件は各省が定めており、各省庁によって要件が違います。

財務省令の国税庁告示に定められた条件をご紹介しましょう。
「対象:3万円未満の契約書・領収書、 および請求書、納品書、注文書、見積書、送り状などとこれらの写し
解像度:200dpi (8ドット/mm)以上での保存が必要です
カラー:24bit カラー (RGB 各色256 階調)以上でのデータ取り込みが必要です
読み取りモード:ファイン(200dpi 相当)、カラー(24bit)での対応が必要です」
何が何だか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。分かる方にはすぐに分かるかと思うのですが、解像度やカラーにも決まりがあるようなのです。システムに関する書類を備え付ける必要もあるようです。要件はこれだけではありませんし、厳密なガイドラインまであります。領収書作成のソフトを活用するという手もありますので、ぜひ、領書の電子化も検討されてみてください。

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