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郵送代行を利用した発注書の発送

フリーランスや個人事業主でも、仕事に関して口頭や電話だけのやり取りでは、言った言わないのトラブルが生じる恐れもあり、発注書を交わしたほうが不安も解消されるでしょう。
通常、発注書には、品名、数量、納期、支払期日などの条件が記載されています。
発注書は、クラウドサービスなどで様々なテンプレートが見つけられるので、取引先にその中の1つを提出すれば良いでしょう。

発注書は、郵送で送ってほしい、というところも多いものです。
発注書を郵送で送る際は、送り状を同封すると取引先の印象が良くなり、また、封書の表には赤字で「請求書在中」と書くと、他の郵便物と区別しやすくなります。

ただ、発注書の数が多いと、こうした作業は結構負担が大きいものです。
特にフリーランスや個人事業主だと、発注書発送の作業に追われて本来の仕事がおろそかになるのもよくありません。
発注書を郵送で送る手間を省くには、、クラウドサービスの請求書の郵送代行を利用するのも良いでしょう。
コストは切手代を含め、1通180円~200円が相場みたいです。

郵送代行システムを利用すれば、「郵送」ボタンをクリックするだけで、発注書の発行から郵送まで、一連の作業を代行してもらうことができます。
発注書の発送作業を自分で行うとなると、印刷、押印、送付状の作成、封筒への宛名の記入、封入、切手の貼付、投かん、といった作業が必要なくなり、さらに、紙代・インク代・封筒代などのコスト削減もできます。

大量の発注書もまとめて発送できるので、発注書の数が多い場合にも便利です。
発送完了後は、メールでお知らせが届きます。
クラウドサービスによっては、発送状況の追加調査ができる機能もあります。

さらに、データ化してメールで送ることもできます。
データセンターを介し、作成されたデータを暗号化する等、セキュリティ面も強化され、安全に書類のやり取りができます。
発注書を送った後、取引先には「請求書を郵送」した旨のフォローメールを送っておいたほうがよいでしょう。

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