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請求書を郵送で送る際の注意点は?

請求書はPDFファイルなどでメール添付で送ることもできますが、やはり、郵送で送ってほしい、というところが多いものです。
請求書を郵送で送る際、できれば窓付きの専用の封筒を使用し、請求書在中の印を押すようにします。

送り先は、担当部署、担当者名まで入れたほうが確実に届くことになります。
中が透けて見えるような封筒はよくありません。
請求書でも、特に書留などで送る必要はなく、普通郵便で構いません。
逆に、請求書は信書にあたるので、メール便などで送ることはできません。

請求書はできるだけ早く送るようにします。
特に、大手の企業だと請求書などの取扱ルールが決まっていて、期日までに請求がないと振り込めなかったり、予算が確保できない、ということもあるので、支払期日ぎりぎりの発行だと、先方の担当者に迷惑をかけることになります。

よく、請求書が届いていないので、再発行してほしい、などと言われることがありますが、フリーランスや個人事業主の場合、少しくらい支払いが遅れても大丈夫な相手、と侮られ、わざと請求書の再発行を求められることも稀にあるみたいです。

ただ、取引の契約は請求書を送付する前に済ませているのですし、契約時に既に支払い時期や金額が定められているものです。
請求書はそれを補完する文書であり、重要度の高いものではない、ということは知っておくべきでしょう。

請求を取引先に確実に届くようにするには、書留で送る方法もありますが、さほど重要度の高くないものを送るのに、いちいち取引先に受領印等を求める、というのも、却って先方の気分を損ねる恐れがあります。

先方に確実に届いているか確かめるには、差出人名・受取人名の証明と追跡ができる特定記録郵便で良いでしょう。
請求書のfax送付や文書データ送付など、電子的な手段を併用する方法もあります。

請求書が届いていないので、という理由でどうしても先方が支払いを拒否する、というようなトラブルが生じた場合のみ、一般書留に配達証明と内容証明を付けて送る、などの方法をとることになります。

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