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請求書をスキャナー保存してもいいって知ってますか?

知っていますか??

今まで保管にかなりスペースを要していた書類のうち事故が作成する帳簿書類で、かつ最初の記録段階から全て一貫して電子計算機を使用して作成したものの、国税関係帳簿書類にかんして、電子化して保管してよいという法律ができました。
「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」で「e-文書法」とも呼ばれているものですが、これにより、今まで何年間にもわたって全て紙での保管を義務図けられていたものが、電子化での保管が可能になりましたから、ムダにスペースを確保する必要もなく、またなにかあったときにも、きちんと保管さえされていれば探すことが容易になりましたね

ちなみにこの場合、もし紙ベースでのやり取りをしているものであれば、それをそのままスキャナーで取り込みでも大丈夫ということになりますから、楽ちんですよね。

スキャナーするまでもなくすでに電子化されたデータの場合にはそのまま保管さえしておけば大丈夫です。

また、もちろんですが保管期間については特に編ろうはありませんから、気を付けておいてください。

データが大量になる場合を想定して、たとえば外付けHDなどといった対応を考えておくと、途中であらたに容量を確保しなくてはいけなくなるといった面倒な作業もありませんから、一貫して全てを同じように保管していくことができますね。

ただし、3万円以上の契約書、領収書やその写しに関してはスキャニングでの保管は認められていませんので、注意が必要です。
その他にも帳簿や決算関係書類に関してもスキャニングによる保管は認められていませんので、注意してください。
あとあと面倒にならないように、一度どのような要件なのかしっかり確認しておかれるとよいでしょう。

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