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請求書の管理のポイントは?

個人事業主やフリーランスの場合、請求書などの管理・保管にも注意しておくべきでしょう。
請求書は、仕入先などから受け取る支払いの請求書と、取引先に発行する売上の請求書があります。
支払いの請求書は、支払済みの請求書と未払いの請求書とに分け、ファイルなどに保管しておきます。

未払い分の請求書は、請求金額や記載内容が正しいか確認し、支払期限までに代金を支払い、支払い隅の請求書には、○月○日、支払い済、などと記載するか、支払済のゴム印を押すなどして、支払い済みの請求書のファイルに保管します。
銀行振込で代金を支払ったのなら、ATMの利用明細書か、振込明細書を請求書に貼付しておけば良いでしょう。
請求書の管理・保管は、支払日ではなく、請求書に記載されている請求日の日付順に保管したほうが、月別の経費として把握しやすくなります。

取引先に発行する売上の請求書も、請求書の控えを入金済み、未入金に分けて、日付順にファイルなどに保管します。
未入金の分は、入金の期限が来たら、指定の口座に振り込まれているか確認し、確認できたら、○月○日入金済み、などのメモを添付するか、印鑑を押して入金済みのファイルに保管します。

請求書は、支払いの請求書、経費関係の請求書、取引先に対する売上の請求書と、三種類に分けて管理すると良いでしょう。
個人事業主やフリーランスの場合、あまり取引先の数も多くないかもしれませんが、取引先が10社以上になる場合、取引先ごとに分けて保管したほうが、入金や支払いのチェックや、請求金額や請求内容を確認するのに便利です。
取引先の数があまり多くないのなら、月別にわけて保管したほうが、各月ごとの売上などの数字を把握しやすくなります。

会社関係の場合、請求書等の証憑書類は、原則、7年間の保存が法律で義務づけられていますが、個人事業主・フリーランスの場合、保存期間は5年間となっています。
ただ、帳簿の保存期間は会社と同じ7年間なので、やはり7年間は保存しておいたほうが良いでしょう。

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