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請求書の書き方

請求書とは、提供した商品やサービスの代金を、取引した相手に請求するための書類です。
請求書には「提供した商品名」や「数量」、「合計金額」、「振込先」や「支払い期限」等を明記します。
会社員の場合は、会社で決められたフォームを使った請求書でやりとりをしますが、自営業の場合は自分で一から作らなければなりません。
そこで、請求書の書き方に関するポイントをご紹介します。

1.宛先
請求書の宛先を誰にすれば良いか、事前に取引先に確認しましょう。

2.請求書番号(通番)
データを管理するために、請求書番号をつけましょう。
管理しやすく、相手先とのやり取りもスムーズで、特定する際にも便利です。
発行した請求書に誤りがあった場合は、請求書番号に枝番号をつけ、訂正版の請求書を作成すると良いでしょう。

3.発行日
多くの企業では締め日が設定されており、締日の翌日から次の締日までの請求書を当月分として処理するため、日付によっては処理する月が変わってしまうこともあります。
一般的に、請求日は「取引先の締日」を記載する場合が多いようですが、トラブルを防ぐためにも「請求書の発行日」について、事前に確認しましょう。

4.会社名と捺印
会社の正式な書類であることを示すため、会社の角印を押します。
角印は社名に少しかぶるように右に寄せて押しましょう。

5.タイトル
商品購入時或はサービス提供時に発行する請求書の場合は「請求書」というタイトルにします。
一方、一ヶ月間に購入した商品或は提供したサービス分をまとめて発行する掛売りの請求書の場合は、タイトルに年月を明記します。

6.繰越金
締日の時点で未入金があれば、その金額も合わせて記載します。

7.合計金額
最終的に請求している金額がいくらかが明確に分かるように、太字にしたり、フォントを大きくしましょう。

8.振込先
振込先の銀行口座名・口座番号・支払い方法について記載しましょう。

9.振込手数料
一般的に、振込手数料は「支払う側」が負担しますが、念のため、請求書にその旨を明記しましょう。

10.支払期限
トラブルを避けるために、事前に支払い期限を確認しておきましょう。
契約上の取り決めが無い場合は、支払日は支払う側の社内規定に則ります。
例えば、取引先が「月末締め・翌月末払い」の会社である場合、今月末までに請求した金額は来月末に支払われます。

11.商品名・数量
トラブルを避けるために、請求書の明細欄に「商品名」「単価」「数量」 などを記載します。

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