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請求書のトラブルを避けるために

請求書を発行する際、後々のトラブルを防ぐため、最低限チェックすべき項目も知っておくとよいでしょう。

宛先=会社名は㈱などと省略せず、株式会社などは後に就けるか先につけるかも事前に確かめます。
経理部、支払担当部など、詳しい送付先部門までわかっているのなら、記載したほうがスムーズに得意先の担当者まで届きます。

請求書発行日=日付は、物品やサービス提供日以降の、自社で決めた請求締日にします。

請求金額=金額は、見積書、注文書、納品書等で、取引先と合意している代金と一致しているか、必ずチェックします。
必ず消費税額は別記するようにしましょう。
消費税は、法人や個人、課税業者や免税事業者など関係なく、請求できます。
消費税込か、振込手数料はどちらが負担するか、1円未満の端数については切り上げ・切り捨て・四捨五入か、一旦自社で採用したルールは変えず、継続するようにしましょう。

請求明細=物品名や提供したサービスの内容など、金額の根拠を記載し、発注書や納品書の品目・サービス内容と合致した内容にします。

振込先=振込先の銀行名、支店名、普通 預金、当座預金など口座の種類、口座名義人(カタカナ)を記載します。
金融機関コードと支店番号(店番)を記載しておくと、振込処理の際の入力が楽になります。

振込期日も忘れないように記載します。
入金がいつまでたってもない、ということがないよう、支払い時期は明確にしておきます。
「21日以内にお支払いください」など具体的な数字を書き込むと、より効果的です。
入金の遅延のペナルティーについて定めておくと、入金の遅延を防ぐことができるかもしれませんが、今後も同じ取引先とビジネス関係を続けていきたいのなら、ペナルティを設けるのはあまり関係性に良い影響を与えません。

長期に渡って未払いの場合、配達証明記録付き郵便で請求書をもう一度送ってみるのも一つの方法です。
弁護士に執筆してもらった手紙を同封すると、より効果的です。

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