請求書・見積書・発注書作成ソフト選びは当サイトで
請求書作成、見積書・発注書発行ソフトのランキング・比較 > お役立ち情報 > 請求書に送付状を添付する際のポイントは?

請求書に送付状を添付する際のポイントは?

送付状は、FAXや郵便物などを送る際に添える書面です。
請求書を発行する際、通常は送付状を添付する必要はありませんが、初めての取引先などの場合、先方に好感をもたれるよう、送付状を添付するのも良いでしょう。

送付状は特に決まった書式はありませんが、一般的には、日付、宛先(会社名、部署名、役職名、担当者名)、送付者名(自分の住所、氏名、連絡先)、件名、拝啓+時候の挨拶、書類の概要、送付枚数、部数などを記します。
郵送する書類が請求書1通であれば、その旨を本文中に明記するだけで良いでのですが、書類が2通以上の場合、

送付書類 全2通     
(内訳) ① 2015年3月分請求書 1通
     ② 同上ご利用明細書 1通

こうした表記方法で、記の下に書類名を箇条書きで列記する形が一般的です。

送付状は、挨拶と共に、送付者の連絡先、書類の簡単な説明と部数などを書くことで、同封書類の内容に漏れがないことを防ぐ役割があります。
これ以外にも、FAXで送る場合、操作ミスなどで誤って別の相手先に請求書が届いてしまったときには、送付状を見た人から誤送信を教えてもらえます。

請求書の場合、何の件に関する請求なのか、請求書の内容を確認してほしいこと、入金の依頼、請求書に関する問合せ先を送付状に明記するようにします。
また、今回の取引に対するお礼も記したほうが良いでしょう。
請求額、振込先の口座、口座名義、振込期日など、請求に関する情報は、通常は請求書に記載されます。

内容をご確認の上、期日までにご対応いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点・お気づきの点等がありましたら、○○までご連絡くださいませ。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。
敬具

このように、できるだけ丁寧な言葉で、先方に好感を持ってもらうように配慮することです。

送付状は手書きでなくてもよく、日付、宛先名などだけを変えるだけでよいテンプレートもいろいろとあるので、テンプレートを使用すれば、発行の手間が省けます。

請求書・見積書・発注書作成ソフトランキング
クラウド型業務システムboard
ワンクリックで月末にまとめて請求機能あり!
同額の毎月請求は自動作成
受託系ビジネス運営会社に最適!

株式会社ヴェルクが提供する請求書・見積書・発注書作成&クラウド業務システムです。このサービスで請求書・見積書を発行回収の管理や売上や利益などの目標の一元管理まで出来てしまう優れものです。代表の田向社長は、自分の業務の効率化の為にコツコツ機能追加をしたり、直接友人の経営者の方の声を反映したりと実体験に基づいてサービス開発している為、評価も高いようです。現在はベータ版になっているので、無料で使えます。ぜひ試してみてください。

口コミ・評判紹介

30代 会社役員

社長と友人関係なので使い始めましたが、とても便利です。早速社員にも進めて、全社で導入をしました。ベータ版とは思えない便利さですが、意見を伝えるとかなり汲み取って改善していってくれるので、今後にも期待が持てそうです。

20代 フリーランス

以前別のサービスを使っていたのですが、乗り換えました。常駐や保守の案件をいくつかやっているので、自動で同じ金額の請求書発行できる機能は助かりますね。また、デザインが見やすくてきれいなのも気に入ってます。

40代 開発会社経営

知人からの紹介で使い始めました。当社のメインサービスはお客様のウェブサイトの運用なので、定額のサービスが多く年間を通して自動で請求書発行できるのは助かります。また、エクセルで営業目標などを管理していましたが、請求データと簡単に同期できるのでこちらで管理をすることにしました。面倒な作業だったものが、経営の改善につながる業務になり、満足しています。
  • 詳細はこちら
  • 公式サイトを見る
MakeLeaps
登録実績は国内NO.1!
大企業からスタートアップまで1,500社で導入
郵送まで依頼可能

各ニュースサイトや、新聞などでも取り上げられた国内では登録実績NO.1のサービスです。郵送しない限りは無料で使える点も大きな魅力です。

口コミ・評判紹介

30代 会社役員

毎月の印刷、発送の手間が省けた点は非常に助かりました。多少郵送のコストは上がりますが、手間を考えると非常に効率的になっているので満足です。
  • 詳細はこちら
  • 公式サイトを見る
Zoho インボイス
請求までの操作が流れ通りで直感的
レポート機能で、パッと見て管理ができる
スマートフォンでも操作ができる!

スマートフォンでも操作できるから、外出や移動が多い方でも手早く請求書・見積書の作成ができちゃいます。ZOHOは、海外企業の日本向けサービスなので、インターフェースになれるまで若干時間がかかる方もいるかもしれません。

口コミ・評判紹介

30代 フリーランス

移動が多く色々なところで作業をするので、スマホの対応は助かっています。見積書はすぐ出せた方がお客さんにも印象が良いですし、手放せないツールになっています。
  • 詳細はこちら
  • 公式サイトを見る