送付状は、FAXや郵便物などを送る際に添える書面です。
請求書を発行する際、通常は送付状を添付する必要はありませんが、初めての取引先などの場合、先方に好感をもたれるよう、送付状を添付するのも良いでしょう。
送付状は特に決まった書式はありませんが、一般的には、日付、宛先（会社名、部署名、役職名、担当者名）、送付者名（自分の住所、氏名、連絡先）、件名、拝啓＋時候の挨拶、書類の概要、送付枚数、部数などを記します。
郵送する書類が請求書1通であれば、その旨を本文中に明記するだけで良いでのですが、書類が2通以上の場合、
記
送付書類 全2通
（内訳） ① 2015年3月分請求書 1通
② 同上ご利用明細書 1通
こうした表記方法で、記の下に書類名を箇条書きで列記する形が一般的です。
送付状は、挨拶と共に、送付者の連絡先、書類の簡単な説明と部数などを書くことで、同封書類の内容に漏れがないことを防ぐ役割があります。
これ以外にも、FAXで送る場合、操作ミスなどで誤って別の相手先に請求書が届いてしまったときには、送付状を見た人から誤送信を教えてもらえます。
請求書の場合、何の件に関する請求なのか、請求書の内容を確認してほしいこと、入金の依頼、請求書に関する問合せ先を送付状に明記するようにします。
また、今回の取引に対するお礼も記したほうが良いでしょう。
請求額、振込先の口座、口座名義、振込期日など、請求に関する情報は、通常は請求書に記載されます。
内容をご確認の上、期日までにご対応いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点・お気づきの点等がありましたら、○○までご連絡くださいませ。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
このように、できるだけ丁寧な言葉で、先方に好感を持ってもらうように配慮することです。
送付状は手書きでなくてもよく、日付、宛先名などだけを変えるだけでよいテンプレートもいろいろとあるので、テンプレートを使用すれば、発行の手間が省けます。
