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請求書に添える送付状

送付状の大切さを知ろう

ビジネス・シーンにおいて、見積書や発注書、請求書などを郵送やFAXで送るにあたっては、同じ数だけ、送付状を添える機会も出てくることになります。
単純に見積書などだけを送るのとは異なり、さまざまな礼儀上の・業務上の面でプラスアルファとなる存在の送付状。
今回は、その送付状についてしっかりと覚えていきます。

送付状の役割と書き方

挨拶を通した相手先とのコミュニケーションや、その送付状にどういった書類が続くのか、合計何枚になるのか、あるいは補足内容といった連絡事項を記載することにより、送付ミスやトラブルを防ぐために一役買うことのできる送付状。
作成時には、まず相手先の名称、分かれば担当者名を記載します。
日付を載せる時には、作成した日でも投函する日でも構いませんが、いずれか一貫性を持たせるのがスムーズです。
差出人として、自分の会社の住所や名称・担当部署名および担当者名と、電話FAX番号も記載します。
送付状タイトルは、「○○(書類名)送付について」「○○(書類名)送付の件」「書類送付の御案内」
また、「拝啓」に続く挨拶文には、次のようなものがあります。
「時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。」
「貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」
いずれの挨拶も「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。下記のとおり○○(書類名)を同封致しましたのでご査収下さいますようお願い申し上げます。」などの文章(この時、請求書であれば「ご査収の上、よろしくご手配賜りますようお願い申し上げます。」などとすることもあります)を入れて「敬具」で結びます。
「記」をセンターに配置し、次に「送付書類 ○○(書類名) ○枚」として、内容について明らかにします。「送付書類」は「添付書類」としてもOKです。
名義・口座番号などの振込先の情報、支払い期限や、振込手数料の負担をお願いする旨も、備考として明記します。

送付状はクラウドでも作成可能

クラウド型管理システムでは、見積書や請求書以外にも、送付状についても作成することが可能なタイプのものがあります。
既に登録されている企業情報を宛先として選び、差出人情報も正確に記載することができるのです。

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