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見積書原本は必ず郵送のみ?

見積書は原本のみ?

取引先から見積もり依頼を受けた場合、その見積書は原本を提出する必要があるケースが多いものです。
また、ウェブ上で見積書を作成するようなケースも増え、その場合には社判などの印鑑のない見積書となることが普通とも言えますが、一方で印鑑がない見積書を仮見積書としてしか扱わないような取引先とのスムーズな遣り取りは、やや期待しづらくなってしまいます。
ウェブで見積書を発行するにあたり、世の中に数々あるクラウド型管理システムの中には、電子署名・電子印鑑などの方法を採用したシステムも存在しています。
つまり、その機能によって印鑑付きの見積書という、原本性が確かな見積書の作成も簡単に行えるようになっているわけです。

見積書原本を郵送する場合のコスト

仮に見積書がウェブ上で作成できても、その見積書に印鑑がないのでは取り扱うことができないという取引先の場合には、見積書は郵送するしかありませんでした。
郵送にあたっては、印鑑のある見積書を用意し、送付状もしっかりと準備した上で、封筒に宛名や「見積書在中」など書き入れ、必要があれば切手も準備して貼付して封入……。
折角ウェブ上に簡単に見積りができるシステムを置いていても、こうした作業が発生するのでは手間も時間も掛かってしまい、見積り依頼があればあるほど非効率的です。

メールで原本性の確かな見積書を送信!

見積書を郵送するにあたっては、人件費、郵送のための切手費用などが切り離せないものですが、そうした無駄なコストを省略することが可能となるのが電子印鑑などの機能を有した見積書作成システムです。
見積書は原本性を有しながらPDFの形式でメール添付などによって送信されます。
メールを利用することが可能となり、相手方にとっては郵送ではどうしても必要となる、届くまでの日数分という大きな待ち時間をカットできることになるというメリットがあるのです。

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