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見積書をメールで送付する時のポイント

見積書をメール添付で送る時は…

見積り依頼を受け、どのような商品で、どういった個数か、そして何より、単価や合計金額は幾らになるのか、などといった見積書を作成し、それをメールに添付して相手先に送信するにあたっては、幾つか心掛けておきたい点があります。
添付ファイルや、メールそのものの文面において、ビジネス上のマナーをベースに、次のようなポイントについて覚えておき、実践の際にしっかりと役立てましょう。

添付ファイルとメール本文

まず、添付ファイルである見積書は、Excelなどで作成していたとしても、添付する前にはPDF化しておいてから添付、という方法を採りましょう。
Excelの状態のままなど、誰でも簡単に内容を変えてしまうことができるというのは、見積書として全く好ましいことではないためです。
そして、メール自体には、シンプルさ・簡素さを備えた文面であることが望ましいものです。
宛名や担当者名、差出人名(メール署名)などの他にも、盛り込みたいポイントがあります。
「いつもお世話になっております。」「平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。」といった導入の挨拶文はもちろんですが、さらに、本文にも商品名及び数量について記載すると、相手方のスムーズな確認に繋がります。同様に、メール本文に納期についても載せることも有効と言えます。
それに加えて、○月○日までの返答期限をお願いしたい、という旨の一文もあれば、相手方の速やかな検討と返答を促すことが可能となるのです。

メールタイトルもシンプルさを優先

業務メールにおいて特に必要なのは、冗長にならず的確に、誤字脱字もないのはもちろん、表現一つ一つにも、万一でも相手方に不快な思いをさせてしまうことのないような配慮です。
よって、タイトルも「見積書送付の御案内(○○(商品名)について)」などの簡潔な文章の形にしましょう。

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