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見積書は、いつ、どのように作成するの?

見積書の基本

とある商品、あるいはとあるサービスについて取引するにあたり、事前にどのくらいの金額になるのかといった見積額を記載して相手方に提示する書類が、見積書です。
単価はもちろん、数量や合計金額が入りますが、見積書の時点で納期について明らかにすることもあり、さらに支払条件も載せるケースもあります。
その商品やサービスの詳細情報を記載することも忘れないようにしましょう。

見積書作成の流れ

顧客による見積依頼を受け、見積書を作成します。

後々見積書についての問い合わせなどにも速やかに対応できるよう、まず、通し番号(見積書番号)を振っておきます。
宛名は、相手先の正式名称を、「(株)」は避けて「株式会社」として記載しましょう。相手先の部署名や担当者名も記載します。
宛名の少し下に記載する書類タイトルは「見積書」、「御見積書」、「お見積り」など、程よく目立つような大きさの文字を使います。時節の言葉や「よろしくお願い申し上げます」といった挨拶などについても載せます。
作成者である発行元会社の正式名称、さらに担当者名も記載することで、後の連絡が取りやすくなります。ここで社印も押します。
また、見積書には有効期間が生じますので、発行日の記載は不可欠です。
商品であれば、単価・数量や合計の見積金額、さらに納品場所を「貴社指定場所」などの形で記載します。(サービスであれば数量は「一式」とします。)
納期の記載は、具体的な日付となるケースと、「受注後○日以内」といったケースとがあります。

上司の決裁を受けるなどした上で、スムーズに顧客に見積書を提出し、発注書を待ちます。

見積書を出すタイミング

顧客に見積りを依頼されたら、速やかに見積書を作成し提出することがビジネスの鍵です。
また、顧客にとってその見積書の内容が予算などに合致しないような場合には、再度見積書を作り直し、改めて提出することになります。
顧客側が様々な会社に対して見積りを取ることも、予算上、重要な作業です。これを「相見積り」と呼びます。
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