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納品書の書き方

納品書とは、商品を届けたり、サービスを提供する際に、その内容の明細を記載し、取引した相手に渡すための書類です。
尚、その内容は、請求書と連動しているのが一般的です。
ここでは、納品書の書き方のポイントをご紹介します。

1.宛先
取引先が会社である場合は、宛先を会社名にする場合が多いようですが、発注書の宛先を誰にすれば良いか、事前に先方に確認しましょう。

2.納品書番号
データを管理するために納品書に番号をつけましょう。
番号をつけることで、見積書や請求書の伝票番号等と関連づけることもできます。
また、先方から納品書の記載内容について問い合わせがあった場合や、納品した商品に何らかのトラブルがあった場合、追加注文があった場合等に、納品書を特定することができるので便利です。

3.発行元・作成者
会社が発行する場合は、社判を押します。
また、個人商店などが納品書を発行する場合は、店名ロゴ等が入った用紙を使ったり、市販の納品書にゴム印を押すことが多いようです。

4.タイトル
先方の宛名よりも下に、宛名よりも大きめの文字で記載します。

5.納品日または発行日
納品する日付や納品書を発行した日を記載します。

6.金額明細と合計金額
納品書には、「商品名」、「単価」、「数量」、「金額」、「合計金額」等を記載します。
基本的に、「納品書の合計金額」は「請求書の合計金額」に一致しなければなりません。

7.担当印あるいは検品者印
納品書を作成した人、または商品を検査しピッキングした人の印鑑を押します。
「ピッキング」とは、出荷する際に、商品に異常がないかをチェックした上で、発注データに基づき、必要な数量を在庫から選び箱に詰める作業のことです。
納品書がピッキングの際の明細書を兼ねている場合は、タイトルが「納品明細書」となっています。

無料のテンプレートがダウンロードできるサービスなどがありますが、見積書や請求書との連動や掛け売りへの対応が難しいタイプのものもあるので、利用する際は注意しましょう。

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