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窓付封筒を使いこなそう

各種書類のスピーディーな送付のコツ

一般的に、請求書など相手方に渡すべき書類は、郵送の形で送付されることになります。
印刷した書類を封筒に入れ封をし、宛名は手書きあるいは宛名シールを改めて印刷した上で封筒に貼り付けて、「請求書在中」など書類名を書き添えて、必要分の切手を用意するか、料金後納郵便として送る、という流れです。
1件だけ発送するのならばさほど手間に感じなくとも、大量の件数に対して発送業務を行うには、やはり大きな時間を必要としてしまいます。また、封筒に書かれた・貼られた宛先と中の書類の宛名が違うというミスも抑えたいものです。
宛名書きあるいは貼り作業を省力化してスピーディーに行いたい、書類の宛先と封筒の宛名を絶対に一致させたい、となった時、役立つのが窓付きの封筒です。
しかしそれを使うには、各書類を、窓付封筒に対応したレイアウトにしなければなりません。
Excelで見積書や請求書などを作っている方々の中には、レイアウトが崩れることなどがネックで窓付封筒に切り替えられないケースも比較的多いのではないのでしょうか。

窓付封筒用のレイアウトを、手軽に!

A4サイズの書類を、三つ折りにして送付するのに使うのが、長3窓付封筒です。
定形郵便として送ることのできるサイズの中では一番大きく、請求書などを送付するのであれば、透かしても中の書類の内容が見えることのない加工が行われている封筒を採用することが望ましいところです。
そして、窓付封筒に適した書類を印刷する方法として、クラウド型管理システムも、シンプルな操作で、窓付封筒用のレイアウトがなされた書類を、ごく簡単に作成することができます。
システムによっては、請求書などの書類自体はもちろん、書類とともに送付状も封入するのであれば、その送付状のみを窓付封筒用のレイアウトにできるものもあります。
いずれも、詳細設定などで、窓付封筒に対応させるといった選択を行うことで、住所と宛名部分が窓付封筒から見えるように印刷することが可能となるわけです。

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