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発注書の書き方

発注書とは、商品や資材を注文するための書類です。
発注書には「注文する商品名」や「品番」、「数量」、「単価」、「合計金額」等を明記します。
口頭によるやり取りでは聞き違いや漏れが起こる可能性がありますが、発注書を発行すれば、ミスやトラブルの防止や取引の証拠となります。
また、品番や色、数量を記載することで、より詳細な注文をすることができます。
ここでは、発注書の書き方のポイントをご紹介します。

1.宛先
取引先が会社である場合は、宛先を会社名にする場合が多いようですが、発注書の宛先を誰にすれば良いか、事前に確認しましょう。
FAXで送信する場合は、誤送信を防ぐため、電話番号やFAX番号も記載しましょう。

2.発注書番号
データを管理するために、発注書に番号をつけましょう。
末尾に枝番号を使えば、見積書や請求書等と関連づけることができます。
また、先方から発注書の記載内容について問い合わせがあった場合や、納品した商品に何らかのトラブルがあった場合、追加注文があった場合等に、発注書を特定することができるので便利です。  

3.発注日
FAXや郵送などで発注書を送付する日付を記載します。

4.発行元と捺印
会社が発行する場合は、社判を押します。

5.発注担当者
金額が低額の場合は、担当者だけの印で済むケースが多いですが、高額になる場合は、各会社の規定により、上司の印も必要になるケースもあります。
その場合は、担当者は一番右側に、上司はその左側に捺印します。

6.タイトル
先方の宛名よりも下に、宛名よりも大きめの文字で記載します。

7.希望納期
商品や資材の納品期日を記載します。

8.納品先
商品や資材の納品場所を記載します。

9.金額明細と合計金額
品番・コード番号・数量を入力すれば自動的に金額や合計金額が出力されるテンプレートを使用していない場合は、見積書やカタログなどから写し間違いのないように金額明細を記載します。
仕入れ先と共通で認識できる型番や品番を記載することで、発注ミスなどのトラブルを防ぐことができます。

10.受注確認欄
受注確認欄を設けることで、発注先が受注したことや、希望納期の対応が可能かを確認することができます。

11.発注先の担当者名
受注欄に先方の担当者の名前を記載してもらい、担当者が確認できるようにしましょう。
併せて日付も記載してもらうと良いでしょう。

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