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発注書に不可欠な項目と、作成時期を覚えよう

発注書の基礎知識

顧客側が作成した、注文内容と金額・納期、さらにその条件で依頼するという旨などが書かれている書類が、発注書です。
各種条件は受注者側が既に提出済みである見積書の内容と合致しており、その発注書を受けた受注者側は、発注書と同内容である受注書(注文請書)を出すこととなります。
現在ではFAX、インターネットなどを利用して発注が行われることも多く、その場合は確認メールの返信などが注文請書の役割を果たします。
また、発注者が発注書(注文書)と共に受注書(注文請書)まで作成した上で、受注者が押印して発注者に返送する、という形をとる場合もあります。
内容次第では、受注書(注文請書)または発注書には、印紙も必要です。

発注書の中身とは?

まずは受注者名、そして発注者名、および住所や連絡先を、正式名称で記載することになります。担当者名も載せることで、よりスムーズな業務連絡の遣り取りを図ることができます。
発注日、品名(品番)や単価・数量、合計金額も盛り込みますが、さらに納期と納品場所についても、納品方法とともに掲載することになります。
支払いの方法もここで確実に明らかにしておく必要があります。
見積書に記載の無い項目が存在した場合にも、しっかりと発注書に記載した上で取り交わすことによって、後でトラブルになるのを避けることが可能となるのです。

クラウドでの発注書作成も効率的!

クラウド型の経営管理システムを使う場合、発注書などの各種書類の作成や送信、そしてその後の管理が効率的に進められることも大きなメリットです。
この場合の受注者への送信は、メールやFAX、郵便代行サービスによっても行われます。
さらに、どういったタイミングでどの受注者に対して支払いが発生するのかといったことが、登録された発注情報からスムーズに管理できます。
発注履歴を案件として蓄積することで、そうしたデータから入荷・在庫状況などを把握でき、さらに損益管理にも繋げられるなど、幅広い機能を業務に活かすことができます。

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