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把握しておくべき納品書作成要項

納品書のイロハ

取引の中で受注者側は、見積書や受注書(注文請書)、納品書、請求書といった各種書類を発行することになります。納品書と請求書は、「納品書 兼 請求書」として発行する場合もあります。
納品書の役割とは、どのような内容の発注を受けたことでその納品を遂行するに至ったのかを書類に起こして納品時に同封することで、顧客(発注者)側の不安を取り除き、さらに納品段階、請求段階でのチェック機能をも引き出すものです。よって、納品書の内容は、実際の納品物とも見積書とも合致していることが必須です。
納品ミスがあれば不完全履行となるため、納品前に慎重な確認を行いましょう。

納品書の要件

納品書に記載されるべき内容としては、法的に決まっているわけではないのですが、取引の流れとして、記載事項は、幾つかの点で概ね共通しています。
納品書の記載内容は、納品時に受注者に伝えるべきこと、すなわち品名や型番、単価や数量、そして合計した金額などが挙げられます。
納品に際し、発注者が納品書と納品物を突き合わせて納品漏れがないか確認するなど、ミスを極力減らすにあたっては大きな役割を持っています。
税務上では受注者・発注者双方に納品書の保管義務はないため、納品書そのものを省略する場合などもあります。

納品書づくりの強い味方、クラウド管理システム

現在ではクラウド管理システムによる各種書類作成などの利用も、大きな伸びを見せています。
例えばクラウド管理で納品書の作成を行うことで、納品書発行済みであるかどうかなどのデータを管理することも容易なものになります。納品書の作成そのものも、見積書などのデータを納品書にそのまま活かすことができるなど、各種書類の変換作業にも便利です。
また、そうしたデータを社内の他のメンバーとも共有するのにもクラウドは適しており、PDF化や履歴確認など、手軽に納品業務を進めることができるといった面でも実用的なのです。

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