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きちんと入金される請求書の作り方

請求書の役目

請求書を作成する理由、それは、受注者が発注者に対して入金を求めるためです。
請求書そのものに法的な作成ルールが存在しないため、受注者が作成するにあたっては、発注者側の書類事情についても確認しておくことが優先事項となります。
どういった請求書フォーマットが求められているか、郵送かどうか、コピーでも良いのか、どういった締め支払い日を設定するべきか(請求書発行日はいつにするべきか)……。
こういったルールは発注者によって異なるため、取引先の数だけ確認が必要だと言えるのです。

請求書に必ず盛り込みたい項目

納品した品名や型番、単価、数量及び合計金額はもちろんですが、その他にもしっかりと入金してもらうために請求書に確実に盛り込んでおきたい内容が幾つか存在します。
まず、発注者の担当者名です。業務として入金までしっかり完了してもらうためにも、記載しましょう。
入金日や、入金先の情報(口座番号など)も、仮に記載漏れがあれば、先方からの確認のために一手間挟まれることになってしまうため、明記を忘れずに行います。
そして請求書自体の記載内容からは少し外れますが、送付等は、発注者にとって業務上最適な時期に、速やかに行います。その際には、封筒に「請求書在中」と忘れずに記載し、発注者の優先順位を上げられるようにしたいものです。

クラウドで請求書発行・管理

手書きやExcel、Wordなどの方法で行われてきた請求書作成・発行も、現在はクラウド管理システムの利用が広がっています。
どのような場所からでも、社内の誰でも、売上情報を共有して、迅速な請求書作成に当たることのできるのがクラウド管理システムです。
例えば請求書の郵送作業なども、作成した上で印刷し、封入作業を経て投函、といった手間が生じますが、こうした郵送代行を手掛けるクラウドサービスなども存在しています。
請求業務は、手段を選ぶことで、業務を効率的に改善することができるのです。

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